In der Buchhaltung läuft ein KI-Assistent für Rechnungserfassung. Das Marketing nutzt seit drei Monaten einen Textgenerator. Und die Vertriebsleiterin hat für sich persönlich einen Chatbot eingerichtet, der Anfragen vorbereitet. Niemand weiß, was das jeweils kostet, ob es tatsächlich Zeit spart, oder ob die Tools nächsten Monat noch im Einsatz sind.

Das ist kein Einzelfall. Laut der aktuellen EY-Studie zum digitalen Wandel in Österreich nutzen 43 Prozent der befragten Mittelstandsbetriebe bereits KI-Tools. Das ist deutlich mehr als im Vorjahr (26 Prozent), aber gleichzeitig: Nur 22 Prozent dieser Unternehmen verfügen über eine eigenständige Digitalstrategie.

Der Werkzeugzoo hat sich eingeschlichen. Nicht weil die Geschäftsführung schlecht entschieden hat, sondern weil KI-Tools heute so leicht zugänglich sind, dass sie sich ihren eigenen Weg gebahnt haben. Das Ergebnis sind unkontrollierte Kosten, unklare Verantwortlichkeiten und in vielen Fällen auch ein DSGVO-Risiko und keine Möglichkeit zu beurteilen, was wirklich Geld und Zeit spart und die Produktivität erhöht.

Eine Einordnung ist für jedes Unternehmen ohne viel Aufwand möglich. Dazu braucht es kein großes, monatelanges Strategieprojekt oder kostspielige externe Berater. Sondern ein strukturiertes Vorgehen, das die Betriebsleitung selbst in vier bis sechs Wochen abschließen kann. Ganz ohne IT-Abteilung und externe Tools.

Das Ergebnis ist eine klare Übersicht aller genutzten KI-Tools, Prioritäten für das laufende Jahr und ein kurzes Dokument, das Investitionsentscheidungen begründet und (falls relevant) die Grundlage für Förderanträge bildet.

Schritt 1: Was nutzen Sie tatsächlich?

Beginnen Sie nicht mit einer Technologiebewertung. Beginnen Sie mit einer einfachen Frage an alle Abteilungsverantwortlichen: „Welche digitalen Werkzeuge nutzt Ihr Team regelmäßig, wofür, wie oft – und was würde fehlen, wenn das Tool morgen wegfällt?“

KI-Tools werden dabei nicht gesondert behandelt. Sie landen im gleichen Fragebogen wie alle anderen Software-Anwendungen. Das verhindert, dass KI zu einem eigenen, technisch aufgeladenen Thema wird, und hält die Diskussion auf dem Boden der Betriebsrealität.

Am Ende von Schritt 1 steht eine vollständige Liste aller genutzten Tools, mit konkreten Nutzungshäufigkeiten und einem ersten Eindruck des Werts.

Schritt 2: Ordnen, nicht bewerten

Tragen Sie die gesammelten Tools in eine einfache Matrix ein: Stellen Sie Nutzen (hoch/niedrig) dem Aufwand (hoch/niedrig) gegenüber, technisches Wissen ist nicht notwendig. Diese Einschätzung kommt von denjenigen, die täglich mit den Tools arbeiten.

Was in das Feld „hoher Nutzen, geringer Aufwand“ fällt, ist sofort priorisierbar. Was in „geringer Nutzen, hoher Aufwand“ landet, kann abgeschaltet werden. Was dazwischenliegt, kommt auf eine Beobachtungsliste.

Schritt 3: Maximal drei Prioritäten

Wählen Sie aus den Tools mit hohem Nutzen maximal zwei bis drei, die für das laufende Jahr als klare Priorität gelten. Das ist weniger eine Technologieentscheidung als eine Ressourcenentscheidung: Wo investiert Ihr Unternehmen Aufmerksamkeit, Schulungszeit und Budget?

Alle anderen Tools bleiben entweder in der Beobachtungsliste oder werden abgeschaltet.

Schritt 4: Verantwortung zuweisen

Für jedes priorisierte Tool benennen Sie eine verantwortliche Person. Diese muss nicht notwendigerweise aus der IT sein. Sie übernimmt Nutzungsmonitoring, Qualitätskontrolle und Kostenüberwachung.

Das ist der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird und verhindert, dass Insellösungen entstehen.

Schritt 5: Ein kurzes Dokument, kein Strategiepapier

Fassen Sie die Ergebnisse auf ein bis zwei Seiten zusammen: Was nutzen wir, wofür, was messen wir, wann überprüfen wir die Entscheidung? Dieses Dokument ist die Grundlage für Gespräche mit Lieferanten, Investoren und für mögliche Förderanträge über KMU.DIGITAL.

Schritt 6: Quartalsweise nachschauen

Alle drei Monate, 30 Minuten: Stimmt die Einschätzung noch? Haben sich Kosten oder Nutzen verändert? Gibt es neue Möglichkeiten oder neue Anforderungen, etwa durch den EU AI Act?

Das ist keine zusätzliche Bürokratie. Es ist das Minimum, um zu verhindern, dass sich der Werkzeugzoo in sechs Monaten wieder aufgebaut hat.

Häufige Fragen

Wie viele KI-Tools sollte ein KMU gleichzeitig nutzen?

Als Faustregel gilt: maximal zwei bis drei priorisierte KI-Tools, die aktiv genutzt, gemessen und betreut werden. Alles darüber führt zu unklaren Verantwortlichkeiten und unkontrollierten Kosten.

Wie lange dauert eine KI-Tool-Inventur im Unternehmen?

Mit dem Fragebogen-Ansatz sind die Ergebnisse in einer bis zwei Wochen zusammengetragen. Die Einordnung und Priorisierung benötigt ein weiteres Gespräch von ein bis zwei Stunden. Insgesamt ist der Prozess in vier bis sechs Wochen abgeschlossen.

Brauche ich externe Berater für diesen Prozess?

Nein. Der beschriebene Prozess ist bewusst so gestaltet, dass ihn die Betriebsleitung selbst durchführen kann — ohne IT-Abteilung und ohne externe Tools. Externe Begleitung ist optional, aber nicht notwendig.

Was ist KMU.DIGITAL und wofür kann ich die Förderung nutzen?

KMU.DIGITAL ist ein österreichisches Förderprogramm für die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen. Das in Schritt 5 erstellte Dokument kann als Grundlage für einen Förderantrag dienen.

Wie oft sollte ich meine KI-Tools überprüfen?

Alle drei Monate, in einer 30-minütigen Sitzung mit den Abteilungsverantwortlichen. Das reicht aus, um Kosten- und Nutzungsveränderungen zu erkennen und auf neue Anforderungen — etwa durch den EU AI Act — rechtzeitig zu reagieren.

Wenn Sie nach diesem Beitrag eine Sache tun: Schicken Sie diese Woche den Fragebogen an Ihre Abteilungsverantwortlichen. Zwei Fragen reichen für den Anfang: Welche digitalen Tools nutzt Ihr Team täglich? Und was würde fehlen, wenn Sie sie morgen abschalten?

Die Antworten zeigen Ihnen in wenigen Tagen, wo Ihr Unternehmen im Umgang mit KI-Tools wirklich steht.